ปิดยอดรับเงินรายวันและกระทบยอดตามช่องทาง
สำหรับ: บัญชี · ใช้เวลา: 10–15 นาที/วัน · สิทธิ์ที่ต้องมี: บทบาท บัญชี ขึ้นไป (รายงาน · การเงิน · ค่ามือ · คอมมิชชัน · audit)
ใช้เมื่อไหร่
ปลายวันทำการทุกวัน ก่อนปิดลิ้นชักและเก็บสลิป — เพื่อยืนยันว่าเงินที่ระบบบอกว่ารับมา ตรงกับเงินที่มีอยู่จริง
ต้องมีอะไรก่อนเริ่ม
- เงินสดในลิ้นชักนับแล้ว และสลิปโอน/สลิปบัตรของวันนั้นอยู่ในมือ
- แคชเชียร์ปิดบิลค้างของวันนั้นหมดแล้ว (บิลที่ยังไม่รับเงินจะไม่เข้ายอดนี้)
- ตั้งภาษาเป็น
ไทยและธีมเป็นสว่างแล้ว
ขั้นตอน
- เปิดเมนู
รายงาน→สรุปรายรับประจำวัน(หรือไปที่/dashboard/paymentตรง ๆ)
หน้าสรุปรายรับประจำวัน แสดงตัวเลขหัวหน้า 4 ตัว กราฟเงินเข้าสะสม และตารางธุรกรรม - เลือกช่วงเวลา
วันนี้— ปุ่มอีก 3 ตัวคือสัปดาห์เดือนปีใช้ตอนปิดรอบยาว ไม่ใช่รอบวัน - ตั้ง
ทุกสาขา ▾เป็นสาขาที่คุณรับผิดชอบ ถ้าปิดยอดรวมทั้งคลินิกให้คงเป็นทุกสาขา - อ่านตัวเลขหัวหน้า 4 ตัว ตามลำดับนี้
รับเงินจริง— เงินที่เข้ามาจริงในช่วงนี้ นี่คือตัวที่ต้องกระทบยอดยอดออกบิล— มูลค่าบิลที่ออก ไม่ใช่เงินที่ได้รับค้างรับจากลูกค้า— บิลที่ออกแล้วยังไม่ได้เงินเฉลี่ยต่อบิล
รับเงินจริงมากกว่ายอดออกบิลได้ปกติ เพราะมีการรับเงินของบิลวันก่อน หรือรับมัดจำเข้ามาในวันนี้ ไม่ใช่ความผิดพลาด - ดูหมายเหตุ
ข้อมูลถึง HH:MM น.ที่มุมขวา — ถ้าเวลานั้นเก่ากว่าบิลใบสุดท้ายของวัน ให้รีเฟรชหน้าก่อนปิดยอด - ลงมาที่บล็อก
รับเงินตามช่องทางแล้วจดยอดของแต่ละช่องทางที่ปรากฏ (เงินสด/โอนเงิน/บัตรเครดิต/QR) — ระบบแสดงเป็นทั้งจำนวนเงินและ % ของยอดรับ - กระทบยอดทีละช่องทาง
เงินสดเทียบกับเงินนับได้ในลิ้นชักโอนเงินเทียบกับรายการเข้าบัญชีธนาคาร (บัญชีที่ตั้งไว้ที่/settings/bank-accounts)บัตรเครดิต/QRเทียบกับยอดสรุปของเครื่อง/ผู้ให้บริการรับชำระ
- ถ้ามีช่องทางไหนไม่ตรง ให้เลื่อนลงไปที่ตาราง
ธุรกรรมแล้วใช้ช่องค้นหาบิล / ลูกค้า / สาขา...หาแถวที่ต้องสงสัย อ่านคอลัมน์เหล่านี้ช่องทาง— คีย์ช่องทางผิดคือสาเหตุที่พบบ่อยที่สุดส่วนลดบิลและส่วนลด— ส่วนลดที่ให้เกินอำนาจมัดจำ— เงินเข้าที่ยังไม่เป็นรายได้หมายเหตุ— คำอธิบายที่แคชเชียร์ทิ้งไว้ผู้ทำรายการ— คนที่ต้องไปถาม
- ถ้ายอดยังขาดหายโดยหาแถวไม่เจอ ให้ไปที่
/oldbill(รายละเอียดการเงินที่ถูกลบ) — บิลที่ถูกยกเลิกหลังรับเงินจะหายจากตารางนี้แต่ยังอยู่ที่นั่น - เมื่อทุกช่องทางตรงแล้ว กด
ดาวน์โหลด Excelเก็บไฟล์ของวันนั้นไว้เป็นหลักฐาน
เช็คว่าทำสำเร็จ
- ทุกช่องทางใน
รับเงินตามช่องทางมีหลักฐานจริงรองรับครบ ผลต่างเป็นศูนย์ - ผลต่างที่เหลือ (ถ้ามี) มีคำอธิบายเป็นลายลักษณ์อักษรว่าเกิดจากบิลใบไหน
- ไฟล์ Excel ของวันนั้นถูกเก็บเข้าแฟ้มแล้ว
พลาดบ่อย
- เอา
ยอดออกบิลไปกระทบกับเงินในลิ้นชัก → ไม่ตรงทุกวัน เพราะเป็นตัวเลขคนละความหมาย → ใช้รับเงินจริงเท่านั้น - ปิดยอดโดยไม่รีเฟรช →
ข้อมูลถึง HH:MM น.ค้างอยู่ก่อนบิลใบสุดท้าย ทำให้ยอดขาด → รีเฟรชแล้วดูเวลาให้เลยบิลใบสุดท้าย - นับมัดจำเป็นรายได้ของวัน → งบเดือนเพี้ยน → แยกคอลัมน์
มัดจำออกมาตั้งแต่ตอนปิดยอด - ยอดขาดแล้วไม่ตาม
/oldbill→ บิลที่ยกเลิกหลังรับเงินจะไม่โผล่ในตารางธุรกรรม ทำให้หาไม่เจอทั้งวัน - เปลี่ยนตัวกรองสาขาแล้วลืมเปลี่ยนกลับ → วันถัดไปปิดยอดผิดสาขา
เกี่ยวข้องกับคู่มือ
- ก่อนหน้า: รับชำระเงินลูกค้า รวมถึงจ่ายหลายช่องทางในบิลเดียว (งานของแคชเชียร์ที่สร้างข้อมูลนี้)
- ถัดไป: ตรวจเอกสารการเงินที่ถูกยกเลิก และจับเคสสต็อกหาย
- เดือนละครั้ง: อ่านงบกำไร-ขาดทุน และรู้ว่าตัวเลขไหนยังเชื่อไม่ได้