บันทึกค่าใช้จ่ายและปิดยอดรายเดือน

สำหรับ: บัญชี · ใช้เวลา: 2 นาที/รายการ · สิทธิ์ที่ต้องมี: บทบาท บัญชี ขึ้นไป

ใช้เมื่อไหร่

ทุกครั้งที่คลินิกจ่ายเงินออก — ค่าเช่า เงินเดือน ดอกเบี้ย ค่าการตลาด ถ้าไม่บันทึก งบกำไร-ขาดทุนจะโชว์กำไรเกินจริง

ต้องมีอะไรก่อนเริ่ม

• ใบเสร็จ/หลักฐานการจ่ายอยู่ในมือ
• รู้ว่ารายการนี้เป็นของสาขาไหน หรือเป็นค่าใช้จ่ายส่วนกลาง
• รายการหมวดมาตรฐานของคลินิก — ระบบให้พิมพ์หมวดใหม่ได้อิสระ จึงเกิดหมวดซ้ำง่าย

ขั้นตอน

1. ไปเมนู ค่าใช้จ่าย (หรือ /expenses)

   

2. กรอกฟอร์ม บันทึกค่าใช้จ่าย ทางขวา

   

   • วันที่จ่าย — วันที่เงินออกจริง ไม่ใช่วันที่บันทึก
   • จำนวนเงิน
   • หมวด — เลือกจากหมวดที่มีอยู่เดิมก่อน ค่อยพิมพ์ใหม่ถ้าไม่มีจริง ๆ (ระบบสร้างหมวดให้ตอนกดบันทึก)
   • วิธีจ่าย — ไม่ระบุ / เงินสด / โอน / บัตรเครดิต / เช็ค / หักบัญชีอัตโนมัติ
   • สาขา — เลือกสาขาจริง ใช้ ไม่ระบุสาขา เฉพาะค่าใช้จ่ายส่วนกลางเท่านั้น
   • รายละเอียด และ หมายเหตุ — เขียนให้คนอื่นอ่านย้อนหลังรู้เรื่อง
3. กด บันทึก
4. ตรวจว่ารายการขึ้นในบล็อก รายการค่าใช้จ่าย ของช่วงที่เลือก
5. ปลายเดือน เลือก เดือนนี้ แล้วอ่านตัวเลขสรุป: จ่ายออกทั้งหมด หมวดที่จ่ายมากสุด เฉลี่ยต่อรายการ หมวดที่ใช้จริง
6. กด ⬇ ส่งออก Excel เก็บไฟล์ของเดือนนั้นไว้

เช็คว่าทำสำเร็จ

• รายการขึ้นในตารางของช่วงที่ถูกต้อง
• จ่ายออกทั้งหมด ตรงกับยอดที่จ่ายจริงในเดือนนั้น
• ตัวเลข เงินออก ใน /reports/pnl ขยับตามและไม่เป็น ฿0.00

พลาดบ่อย

• พิมพ์หมวดใหม่ทุกครั้ง → ได้ ค่าเช่า กับ ค่าเช่าที่ เป็นสองหมวด รายงานแยกกันอ่านไม่ได้ → เลือกจากหมวดเดิมก่อนเสมอ
• ลง ไม่ระบุสาขา เพราะเร็วกว่า → เจ้าของเทียบกำไรต่อสาขาไม่ได้ → เลือกสาขาจริงทุกครั้งที่ระบุได้
• ใส่วันที่บันทึกแทนวันที่จ่าย → ค่าใช้จ่ายไปตกเดือนผิด งบทั้งสองเดือนเพี้ยน
• ไม่บันทึกเลยเพราะยังไม่มีใบเสร็จ → งบโชว์กำไรเกินจริง (ถ้า เงินออก ในงบยังเป็นศูนย์ทั้งเดือน แปลว่ายังไม่มีใครบันทึก) → บันทึกไว้ก่อนแล้วเติมหลักฐานทีหลัง

เกี่ยวข้องกับคู่มือ

• ถัดไป: อ่านงบกำไร-ขาดทุน และรู้ว่าตัวเลขไหนยังเชื่อไม่ได้