ลงทะเบียนลูกค้าใหม่ (Walk-in) และออกเลข HN

สำหรับ: พนักงานหน้าเคาน์เตอร์ · ใช้เวลา: 3-5 นาที · สิทธิ์ที่ต้องมี: บทบาท หน้าเคาน์เตอร์ ขึ้นไป

ใช้เมื่อไหร่

ลูกค้าเดินเข้ามาโดยไม่ได้นัด และยังไม่เคยมีประวัติที่คลินิก — ต้องออกเลข HN ให้ก่อนจึงจะเปิดคิว เปิด Visit หรือคิดเงินได้

ต้องมีอะไรก่อนเริ่ม

• ชื่อ-นามสกุลจริง และเบอร์โทรศัพท์ของลูกค้า (สองอย่างนี้ไม่มีไม่ได้)
• รู้ว่าลงทะเบียนที่สาขาไหน — ระบบบังคับเลือก และเลขสาขาจะฝังอยู่ในเลข HN
• บัตรประชาชนลูกค้า ถ้าคลินิกมีเครื่องอ่านบัตร
• อีเมลลูกค้า ถ้าจะส่งใบเสร็จทางอีเมล

ขั้นตอน

1. เปิดเมนู ลูกค้า (/customers)

   

2. ค้นชื่อลูกค้าในช่อง ค้นหาชื่อ ลูกค้า... ก่อนทุกครั้ง — พิมพ์ชื่อ หรือนามสกุล หรือเบอร์โทร

   

3. ถ้าเจอชื่อเดิมอยู่แล้ว หยุด — ใช้ HN เดิมนั้น ห้ามกดเพิ่มใหม่ (ดูหัวข้อ พลาดบ่อย ข้อแรก)
4. ไม่เจอ จึงกด ＋ เพิ่มลูกค้า
5. อ่านแถบหัวฟอร์ม — ระบบบอกเลขที่จะได้ล่วงหน้าว่า หมายเลขที่จะได้ HN-<เลขของคุณ>
6. เลือก สาขาที่ลงทะเบียน * จากปุ่ม — เลือกสาขา — ▾ มี 6 สาขา: สาขาสีลม สาขาเอกมัย สาขาอารีย์ สาขาสยามพารากอน สาขาเซ็นทรัลเวิลด์ สาขาทองหล่อ

   

7. ถ้ามีเครื่องอ่านบัตร กด เสียบบัตรประชาชน กรอกให้อัตโนมัติ F2 แล้วเสียบบัตร — ชื่อ นามสกุล เลขบัตร วันเกิด จะเติมเอง ข้ามไปข้อ 10
8. บล็อค 1 ข้อมูลทั่วไป — กรอกช่องที่มีดอกจัน: ชื่อ * นามสกุล * เบอร์โทรศัพท์ลูกค้า * E-mail *
9. ตั้ง คำนำหน้า (นาย นาง นางสาว ด.ช. ด.ญ. อื่นๆ) และ เพศ ให้ตรงกับลูกค้า
10. เว้น เลขบัตรประชาชน และ วันเกิด ได้ถ้าลูกค้าไม่สะดวกให้ — แต่ วันเกิด ว่างจะทำให้ลูกค้ารายนี้ไม่เข้ากลุ่มบรอดแคสต์ วันเกิดเดือนนี้ อวยพร + ส่วนลด
11. บล็อค 2 ที่อยู่ กด ＋ กรอกข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อเปิด — กรอก รหัสไปรษณีย์ ก่อน ระบบเติม จังหวัด อำเภอ/เขต ตำบล ให้ (ช่องบอกไว้ว่า กรอกเพื่อเติมที่อยู่ให้)
12. เลือกช่องทางที่ลูกค้ารู้จักคลินิก จากปุ่ม Walk in เพื่อนแนะนำ Facebook Instagram Google LINE อื่นๆ — ลูกค้าเดินเข้ามาเองเลือก Walk in
13. บล็อค 3 ประวัติสุขภาพ กด ＋ กรอกข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อเปิด

    

14. ตั้ง กรุ๊ปเลือด (ไม่ทราบ A B AB O) — ถามลูกค้าเสมอ อย่าปล่อย ไม่ทราบ ทั้งที่ลูกค้าตอบได้

    

15. ประวัติแพ้ยา เปลี่ยนจาก ไม่มี ▾ เป็น มี แล้วพิมพ์ชื่อยาในช่อง กรอกประวัติแพ้ยา (ถ้ามี)
16. โรคประจำตัว ทำแบบเดียวกัน แล้วพิมพ์ในช่อง กรอกโรคประจำตัว (ถ้ามี)
17. ประวัติแพ้อาหาร ทำแบบเดียวกันในช่อง กรอกประวัติแพ้อาหาร (ถ้ามี)
18. ถามเพิ่มถ้าเกี่ยวกับบริการที่จะรับวันนี้: ประวัติการตั้งครรภ์ · ประวัติทำศัลยกรรม ภายใน 3 เดือน (มีแล้วกรอก วันที่ทำศัลยกรรมล่าสุด) · ประกันสุขภาพ

    

19. กด บันทึก
20. ระบบปิดฟอร์มและเด้งลูกค้ารายใหม่ขึ้นบนสุดของรายการ พร้อมเลข HN และ ครั้งสุดท้าย: -

    

21. กดที่ชื่อลูกค้าเพื่อเปิดการ์ดขวา ตรวจว่าข้อมูลขึ้นถูก — ถ้ากรอกแพ้ยาไว้ จะเห็นป้าย ⚠ แพ้ยา <ชื่อยา> ใต้ชื่อทันที

    

เลข HN มาจากไหน

เลข HN ประกอบจากรูปแบบที่ตั้งไว้ที่ ตั้งค่า → รูปแบบเลขผู้ป่วย (HN) (/settings/hn-format) ไม่ใช่พนักงานตั้ง

ตัวอย่างที่หน้าตั้งค่าแสดงไว้: 016900042 = สาขา 01 + ปี 69 + ลำดับ 00042 (รูปแบบ สาขา+ปี+ลำดับ (ค่าเริ่มต้น))

สำคัญ: หน้านี้ขึ้นข้อความว่า คลินิกมีลูกค้าแล้ว — เปลี่ยนรูปแบบไม่ได้ (กันเลขรัน + การค้นหาเพี้ยน) แปลว่าเมื่อมีลูกค้าในระบบแล้ว เจ้าของก็เปลี่ยนไม่ได้ ไม่ใช่แค่พนักงาน ถ้าอยากได้รูปแบบอื่นต้องตั้งตอนเปิดคลินิกใหม่เท่านั้น

ทำไมช่องประวัติสุขภาพสำคัญ

ทุกอย่างที่กรอกในบล็อค 3 ประวัติสุขภาพ ไปโผล่บนหัวเวชระเบียนที่หมอเห็น (/opd-record/<เลข HN ที่ไม่มี HN- นำหน้า>) เป็นแถวเดียวกัน:

แพ้ยา <ค่าของคุณ> · โรคประจำตัว <ค่าของคุณ> · ยาประจำ <ค่าของคุณ> · กรุ๊ปเลือด <ค่าของคุณ> · PDPA ยังไม่ยินยอม

กรอกผิดหรือไม่กรอก = หมอตัดสินใจบนข้อมูลที่ไม่ครบ นี่คือเหตุผลเดียวที่ช่องพวกนี้มีอยู่

⚠️ ช่อง ยาประจำ โผล่บนหัวเวชระเบียน แต่ ฟอร์มลงทะเบียนไม่มีช่องให้กรอก — ค่าจะขึ้น — เสมอ ยาประจำต้องให้หมอหรือผู้ที่แก้เวชระเบียนได้เป็นคนบันทึก พนักงานหน้าเคาน์เตอร์กรอกจากฟอร์มนี้ไม่ได้

⚠️ URL ของเวชระเบียนใช้เลขล้วน ไม่ใส่ HN- เช่นลูกค้า HN-016900263 เปิดที่ /opd-record/016900263 — ใส่ HN- แล้วหน้าจะขึ้น ไม่พบข้อมูลลูกค้า วิธีที่ปลอดภัยกว่าคือกดแท็บ เวชระเบียน บนการ์ดลูกค้า ไม่ต้องพิมพ์ URL เอง

สถานะ PDPA ยังไม่ยินยอม

ป้ายนี้ขึ้นบนหัวเวชระเบียนของลูกค้าทุกคนที่ยังไม่มีใบยินยอมเก็บไว้ วางเมาส์บนป้ายจะเห็นคำอธิบายของระบบว่า สถานะความยินยอม PDPA — คลิกเพื่อจัดการ

ใบยินยอมที่เก็บแล้วดูได้ที่ เอกสาร → การดูแล → เอกสารยินยอม (/documents?doc=consents) ซึ่งระบบระบุว่าเป็น คลังอ่านอย่างเดียวสำหรับ PDPA และใบยินยอมหัตถการที่จัดเก็บจริง กรองได้ด้วย PDPA / หัตถการ และ ยังมีผล / เพิกถอน/ถอนแล้ว

แม่แบบใบยินยอมตั้งที่ ตั้งค่า → แบบฟอร์มความยินยอม (PDPA) (/settings/pdpa) — เจ้าของหรือผู้จัดการตั้ง พนักงานหน้าเคาน์เตอร์แก้ไม่ได้

ต้องเก็บก่อนให้บริการ เพราะคลินิกกำลังจะเก็บและใช้ข้อมูลสุขภาพของลูกค้า (แพ้ยา โรคประจำตัว รูปก่อนหลัง) ซึ่งเป็นข้อมูลอ่อนไหวตาม PDPA ถ้าไม่มีใบยินยอม คลินิกไม่มีฐานทางกฎหมายรองรับการเก็บข้อมูลนั้น

⚠️ บน demo กดที่ป้าย PDPA ยังไม่ยินยอม แล้วไม่มีหน้าต่างใดเปิดขึ้น จึงยังยืนยันขั้นตอนกดเก็บความยินยอมจากหน้านี้ไม่ได้ ให้ถามผู้จัดการว่าคลินิกเก็บใบยินยอมทางไหน (พิมพ์ใบเซ็นแล้วสแกนเข้า หรือกดในระบบ) ก่อนใช้กับลูกค้าจริง

ฟิลด์ไหนบังคับ ฟิลด์ไหนเว้นได้

กด บันทึก โดยยังไม่กรอกอะไร ระบบตอบกลับตรง ๆ ว่า:

อย่าลืมกรอก สาขาที่ลงทะเบียน ชื่อ นามสกุล เบอร์โทรศัพท์ลูกค้า · ตรวจข้อมูลอีกครั้ง · กรอกอีเมล — ใบเสร็จส่งไปที่นี่

• บันทึกไม่ผ่านถ้าขาด 4 อย่าง: สาขาที่ลงทะเบียน ชื่อ นามสกุล เบอร์โทรศัพท์ลูกค้า
• E-mail * มีดอกจันแต่ไม่บล็อกการบันทึก ระบบเตือนเป็นคำแนะนำว่าใบเสร็จส่งไปที่อีเมลนี้ — เว้นได้ แต่ลูกค้าจะไม่ได้ใบเสร็จทางอีเมล
• เว้นได้ทั้งหมด: เลขบัตรประชาชน วันเกิด ทุกช่องในบล็อค 2 ที่อยู่ และทุกช่องในบล็อค 3 ประวัติสุขภาพ

ผลของการเว้นแต่ละช่อง:

เว้นช่อง	ผลที่เกิด
วันเกิด	ไม่เข้ากลุ่มบรอดแคสต์ วันเกิดเดือนนี้ อวยพร + ส่วนลด
E-mail	ส่งใบเสร็จทางอีเมลไม่ได้
ที่อยู่	ออกใบกำกับภาษีเต็มรูปให้ไม่ได้ทันที ต้องมาถามเพิ่มตอนลูกค้าขอ
กรุ๊ปเลือด / แพ้ยา / โรคประจำตัว	หัวเวชระเบียนขึ้น ไม่ทราบ หรือ — หมอไม่มีข้อมูลตอนตัดสินใจ
เลขบัตรประชาชน	ยืนยันตัวตนซ้ำตอนลูกค้ามาครั้งหน้าได้ยาก และหาซ้ำยากขึ้น

⚠️ โจทย์เดิมเข้าใจว่าเบอร์โทรเว้นได้แล้วจะส่งเตือนนัด/บรอดแคสต์ไม่ได้ — ของจริงระบบ บังคับกรอกเบอร์โทร จึงไม่มีเคสเบอร์ว่าง สิ่งที่ทำให้ส่งข้อความไม่ได้จริงคือลูกค้ายังไม่ผูก LINE การ์ดลูกค้าจะขึ้นว่า ลูกค้ายังไม่ได้เชื่อม LINE จึงยังส่งข้อความไม่ได้

ลูกค้าซ้ำ ทำไมต้องค้นก่อน

ระบบยอมให้สร้างชื่อซ้ำได้ และออกเลข HN ใหม่ให้ทุกครั้งที่กด บันทึก ถ้าลูกค้าคนเดียวมี 2 HN จะเกิด:

• ประวัติแพ้ยาอยู่ HN หนึ่ง แต่หมอเปิดอีก HN → หัวเวชระเบียนขึ้น แพ้ยา ไม่มี ทั้งที่ลูกค้าแพ้
• คอร์สและมัดจำผูกกับ HN เดิม ลูกค้ามาใช้สิทธิ์แล้วหาไม่เจอ
• ยอดสะสมและแต้มแตกเป็นสองก้อน

รวม HN สองอันเข้าด้วยกันไม่ใช่งานหน้าเคาน์เตอร์ ต้องแจ้งผู้จัดการ ป้องกันด้วยการค้นก่อนเสมอถูกกว่าเสมอ

ลูกค้าใหม่ไปอยู่แท็บไหน

จากที่ทดสอบจริงบน demo ลูกค้าที่เพิ่งสร้างขึ้นในแท็บเดียว:

แท็บ	ลูกค้าที่เพิ่งสร้างอยู่ในนี้ไหม
ทั้งหมด	อยู่ (บนสุดของรายการ)
ควรติดต่อ	ไม่อยู่
มีนัด	ไม่อยู่ — จะเข้าแท็บนี้เมื่อจองนัดให้แล้ว
VIP	ไม่อยู่
ใหม่	อยู่

เช็คว่าทำสำเร็จ

• ลูกค้าโผล่ในแท็บ ทั้งหมด และ ใหม่ พร้อมเลข HN
• กดชื่อลูกค้าแล้วการ์ดขวาขึ้นชื่อ เบอร์โทร และป้าย ⚠ แพ้ยา ... ถ้ากรอกไว้
• เปิดแท็บ เวชระเบียน แล้วหัวเวชระเบียนขึ้น แพ้ยา โรคประจำตัว กรุ๊ปเลือด ตรงกับที่กรอก
• เลข HN ที่ได้ตรงกับ หมายเลขที่จะได้ ที่ฟอร์มบอกไว้ก่อนกดบันทึก

พลาดบ่อย

• กด ＋ เพิ่มลูกค้า ทันทีที่ลูกค้าบอกชื่อ → เกิด HN ซ้ำคนเดียวกัน ประวัติแพ้ยาและคอร์สแตกสองก้อน แก้เองไม่ได้ต้องให้ผู้จัดการรวม → ค้นในช่อง ค้นหาชื่อ ลูกค้า... ก่อนเสมอ ค้นด้วยเบอร์โทรแม่นกว่าชื่อ เพราะชื่อสะกดได้หลายแบบ
• เลือกสาขาผิด → เลขสาขาฝังอยู่ในเลข HN แก้ไม่ได้ภายหลัง และรายงานรายสาขาเพี้ยนตามไปด้วย → ตรวจ สาขาที่ลงทะเบียน * ก่อนกด บันทึก ทุกครั้ง
• ลูกค้าบอกว่าแพ้ยาแต่ไม่กรอกเพราะรีบ → หมอเห็น แพ้ยา ไม่มี บนหัวเวชระเบียน ซึ่งอันตรายกว่าไม่มีข้อมูล → กรอกตอนลงทะเบียน ใช้เวลาไม่เกิน 10 วินาที
• ปล่อย ประวัติแพ้ยา เป็น มี แต่ไม่พิมพ์ชื่อยา → หัวเวชระเบียนไม่บอกว่าแพ้อะไร หมอต้องถามลูกค้าใหม่ → เปลี่ยนเป็น มี แล้วต้องพิมพ์ในช่อง กรอกประวัติแพ้ยา (ถ้ามี) ให้ครบ
• ให้บริการก่อนเก็บใบยินยอม PDPA → คลินิกเก็บข้อมูลสุขภาพโดยไม่มีฐานทางกฎหมาย → เก็บความยินยอมก่อนพาลูกค้าเข้าห้องตรวจ
• พิมพ์ URL เวชระเบียนเองแบบใส่ HN- → ขึ้น ไม่พบข้อมูลลูกค้า แล้วเข้าใจผิดว่าลูกค้าหาย → กดแท็บ เวชระเบียน บนการ์ดลูกค้าแทน

เกี่ยวข้องกับคู่มือ

• ถัดไปเมื่อลูกค้าลงทะเบียนแล้ว: รับลูกค้าเข้าคิวและเดินสถานะคิวจนเสร็จสิ้น
• จองนัดครั้งหน้าให้ลูกค้า: จองนัดหมายลงปฏิทินให้ลูกค้า
• ส่งข้อความหาลูกค้ารายนี้: ส่งข้อความเตือนนัด ติดตามผล และชวนลูกค้ากลับมา