ตรวจเอกสารการเงินที่ถูกยกเลิก และจับเคสสต็อกหาย

สำหรับ: บัญชี · ใช้เวลา: 10 นาที · สิทธิ์ที่ต้องมี: บทบาท บัญชี ขึ้นไป

ใช้เมื่อไหร่

ทุกเดือน และทุกครั้งที่ปิดยอดรายวันแล้วเงินไม่ตรง — บิลที่ถูกยกเลิกหลังรับเงินจะหายจากรายงานรับเงิน แต่ยังอยู่ที่นี่

ต้องมีอะไรก่อนเริ่ม

• รู้ช่วงเวลาที่จะตรวจ
• รู้ว่าใครมีสิทธิ์ยกเลิกบิลในคลินิก (ดู /settings/users)

ขั้นตอน

1. ไปที่ รายงาน → หมวด ระบบ → รายละเอียดการเงินที่ถูกลบ (หรือ /oldbill)

   

2. เลือกช่วง 1 เดือน / 3 เดือน / 6 เดือน / 12 เดือน
3. อ่านตัวเลขหัวหน้า: เอกสารที่ถูกลบ (แยก ใบแจ้งหนี้ / ใบเสร็จ / ใบเสนอราคา) · ยอดรวมที่ยกเลิก · ผู้ยกเลิก
4. ดูตัวเลข ยกเลิกแต่ไม่คืนสต็อก เป็นอันดับแรก — ระบบแยกก้อนนี้ออกมาเอง

   

   ระบบอธิบายว่า "ถ้าของถูกใช้กับลูกค้าไปแล้ว ของจะไม่กลับเข้าคลัง — บิลกลุ่มนี้คือสาเหตุที่ยอดในระบบกับของบนชั้นไม่ตรงกัน" นี่คือเงินที่หายจริง ไม่ใช่แค่ตัวเลขยกเลิก

5. ไล่ตารางทีละแถว: เมื่อไหร่ เลขที่เอกสาร ลูกค้า ยอด คืนสต็อก เหตุผล ผู้ทำรายการ

   

6. คัดแถวที่ คืนสต็อก = ไม่คืน ออกมาทำรายการแยก แล้วส่งให้ผู้จัดการยืนยันว่าของถูกใช้จริง หรือเป็นความผิดพลาดที่ต้องปรับสต็อก
7. อ่านคอลัมน์ เหตุผล แบบตั้งคำถาม — เหตุผลที่ใช้ได้จะระบุสาเหตุและการแก้ไข เช่น คีย์ผิดรายการ — ออกใบใหม่แล้ว ส่วนเหตุผลอย่าง 888 หรือ คืน ต้องตามถามคนที่ทำ
8. กด ดาวน์โหลด Excel เก็บไว้ประกอบรอบตรวจ

เช็คว่าทำสำเร็จ

• ทุกแถวที่ ไม่คืน มีคำอธิบายว่าของไปไหน
• ทุก เหตุผล อ่านรู้เรื่องว่าเกิดอะไรและแก้อย่างไร
• รู้ว่าใครยกเลิกบิลบ่อยที่สุดในช่วงนั้น

พลาดบ่อย

• ดูแต่ ยอดรวมที่ยกเลิก → พลาดเคสสต็อกหายที่เป็นความเสียหายจริง → ดู ยกเลิกแต่ไม่คืนสต็อก ก่อนเสมอ
• ยอดรับเงินไม่ตรงแล้วไม่มาดูหน้านี้ → หาสาเหตุไม่เจอทั้งวัน เพราะบิลที่ยกเลิกไม่โผล่ใน /dashboard/payment
• ปล่อยเหตุผลว่างหรือมั่ว → ตรวจย้อนหลังไม่ได้เลย → ตกลงรูปแบบเหตุผลกับทีมหน้าร้าน (ดู ยกเลิก (void) บิลที่คีย์ผิด และออกใบใหม่ให้ถูก)
• เห็นคนเดิมยกเลิกยอดใหญ่ท้ายเดือนแล้วไม่ยกธง → เป็นสัญญาณที่ต้องตรวจต่อที่ /reports/system-log

เกี่ยวข้องกับคู่มือ

• ฝั่งหน้าร้าน: ยกเลิก (void) บิลที่คีย์ผิด และออกใบใหม่ให้ถูก
• ถัดไป: ตรวจ audit trail — ใครแก้อะไรในระบบ