คุมยอดค้างชำระและลูกหนี้ไม่ให้บวม

สำหรับ: เจ้าของธุรกิจ · ใช้เวลา: 10 นาที/สัปดาห์ · สิทธิ์ที่ต้องมี: บทบาท เจ้าของคลินิก

ใช้เมื่อไหร่

สัปดาห์ละครั้ง — หนี้ของคลินิกโตเงียบ ๆ เพราะทีมหน้าร้านอยากปิดการขายจึงยอมให้ค้าง

ต้องมีอะไรก่อนเริ่ม

• นโยบายของคลินิกว่าให้ค้างได้กี่วัน วงเงินเท่าไร ใครอนุมัติ (ถ้ายังไม่มี คู่มือนี้คือเหตุให้ตั้ง)

ขั้นตอน

1. เปิด วันนี้ แล้วดูการ์ด ยอดค้างชำระ & ลูกหนี้

   

   • ยอดค้างชำระ = ค้างชำระสะสม
   • ลูกหนี้คงเหลือ = มูลหนี้รวมทั้งหมด
2. เจาะที่ /dashboard/payment ดูตัวเลข ค้างรับจากลูกค้า ของช่วงที่เลือก — นี่คือของที่ต้องตามเก็บจริงในช่วงนั้น
3. หาว่าหนี้อยู่กับใคร — เปิด เอกสาร → ใบแจ้งหนี้ หาใบที่ยังไม่มีใบเสร็จคู่กัน หรือเข้าหน้าลูกค้าดูแท็บ ใบแจ้งหนี้ ที่ค้าง
4. มอบงานตามเก็บให้คนรับผิดชอบ พร้อมกำหนดวันที่ต้องรายงานกลับ
5. ปิดที่ต้นทาง — ตั้งกฎ 3 ข้อกับทีม
   • คอร์สราคาสูงต้องรับมัดจำก่อนเริ่ม (ดูคู่มือ รับเงินมัดจำ และนำมัดจำมาหักในบิลถัดไป)
   • เพดานส่วนลดและอำนาจอนุมัติ (/settings/users กำหนดว่าใครมีสิทธิ์ ส่วนลด)
   • ห้ามให้ค้างเกินวงเงินที่ตกลงไว้โดยไม่มีคนอนุมัติ

เห็นตัวเลขนี้แล้วต้องทำอะไร

เห็นอะไร	ทำอะไรต่อ
ยอดค้างชำระ โตทุกสัปดาห์	หยุดให้ค้างชั่วคราวจนเคลียร์ของเก่า
หนี้กระจุกที่ลูกค้าไม่กี่ราย	โทรเองหรือให้ผู้จัดการโทร ไม่ปล่อยให้แคชเชียร์ตาม
หนี้กระจุกที่สาขาเดียว	นโยบายสาขานั้นหลวม เข้าไปคุยกับหัวหน้าสาขา
หนี้เกิดจากคอร์สที่ยังไม่ใช้	นี่ไม่ใช่ลูกหนี้ แต่เป็นหนี้บริการ ดูที่ ติดตามการรับรู้รายได้คอร์สและหนี้บริการ อย่ารวมกัน

เช็คว่าทำสำเร็จ

• รู้ชื่อลูกหนี้ทุกรายที่เกินกำหนด และมีคนรับผิดชอบตามทุกราย
• ยอดค้างชำระไม่โตต่อเนื่องเกิน 3 สัปดาห์

พลาดบ่อย

• รวมหนี้บริการจากคอร์สเข้ากับลูกหนี้ → ตัวเลขบวมเกินจริง ตัดสินใจผิด → แยกสองก้อนเสมอ
• สั่งให้ตามเก็บแต่ไม่ตั้งวันรายงานกลับ → งานหาย ยอดเดิม
• แก้ที่ปลายทางอย่างเดียว → เก็บของเก่าได้แต่ของใหม่ยังเข้ามา → ต้องตั้งกฎที่ต้นทางด้วย
• ให้แคชเชียร์เป็นคนตัดสินว่าใครค้างได้ → เกิดหนี้ที่ไม่มีใครอนุมัติ → กำหนดอำนาจอนุมัติให้ชัด

เกี่ยวข้องกับคู่มือ

• ฝั่งบัญชี: ปิดยอดรับเงินรายวันและกระทบยอดตามช่องทาง · ติดตามการรับรู้รายได้คอร์สและหนี้บริการ
• ฝั่งหน้าร้าน: รับเงินมัดจำ และนำมัดจำมาหักในบิลถัดไป