การย้ายเข้าโปรแกรมคลินิกใหม่มักไปติดที่ขั้นตอนเดียว คือการนำเข้าข้อมูลเดิม และมักติดด้วยเหตุผลเดิม ๆ ซึ่งแก้ได้ทั้งหมดถ้ารู้ล่วงหน้า
บทความนี้เป็นลำดับงานจริง เขียนให้ทำเองได้โดยไม่ต้องรอทีมซัพพอร์ต
ขั้นที่ 1 — ตัดสินใจว่าจะนำเข้าอะไร
อย่านำเข้าทุกอย่าง ให้เลือกสามชุดนี้ก่อน เพราะเป็นสิ่งที่ขาดแล้วทีมทำงานต่อไม่ได้
| ชุด | ทำไมต้องมีก่อน |
|---|---|
| ลูกค้าและช่องทางติดต่อ | ถ้าค้นชื่อลูกค้าเก่าไม่เจอ ทีมจะกลับไปเปิดแฟ้มทันที |
| คอร์สคงเหลือ | กระทบสิทธิ์ที่ลูกค้าจ่ายเงินมาแล้ว ผิดแล้วแพงที่สุด |
| รายการค่ารักษาและราคา | ถ้าไม่มี จะปิดบิลไม่ได้ตั้งแต่วันแรก |
ส่วนประวัติการรักษาเก่า ให้เก็บไฟล์เดิมไว้อ่านย้อนหลัง แล้วบันทึกเข้าระบบใหม่ตอนที่คนไข้กลับมาครั้งแรก เหตุผลอยู่ใน ย้ายโปรแกรมคลินิก ต้องเตรียมข้อมูลอะไร
ขั้นที่ 2 — จัดไฟล์ให้ถูกรูปแบบ
หนึ่งแถวคือหนึ่งคน หนึ่งคอลัมน์คือหนึ่งข้อมูล ฟังดูชัดเจนแต่ไฟล์จริงมักไม่เป็นแบบนั้น
คอลัมน์ที่ควรมีสำหรับลูกค้า
- ชื่อ และ นามสกุล แยกสองคอลัมน์ ไม่ใช่รวมช่องเดียว
- เบอร์โทร หนึ่งเบอร์ต่อคอลัมน์ ถ้ามีสองเบอร์ให้แยกเป็นสองคอลัมน์
- วันเกิด
- รหัส HN เดิม
- เพศ
- ที่อยู่ ถ้าต้องออกใบเสร็จตามที่อยู่
- หมายเหตุ เช่น ประวัติแพ้ยา
ห้าปัญหารูปแบบที่เจอเกือบทุกไฟล์
หนึ่ง — เบอร์โทรหายศูนย์หน้า Excel มองคอลัมน์เป็นตัวเลขแล้วตัด 0 ออก 0812345678 กลายเป็น 812345678 แก้โดยตั้งรูปแบบคอลัมน์เป็น Text ก่อน หรือเติมศูนย์กลับด้วยสูตรก่อนส่ง ระบบปลายทางไม่มีทางเดาได้ว่าเบอร์ไหนขาดศูนย์
สอง — วันที่คนละรูปแบบในคอลัมน์เดียว มีทั้ง 01/02/2568, 1 ก.พ. 68, 2025-02-01 ปนกัน ให้แปลงเป็นรูปแบบเดียวทั้งคอลัมน์ และระวังปี พ.ศ. กับ ค.ศ. ปนกัน ซึ่งเป็นความผิดพลาดที่ตรวจยากที่สุดเพราะตัวเลขดูปกติ
สาม — ชื่อมีคำนำหน้าปนอยู่ คุณสมชาย หรือ นางสาวสมหญิง ในช่องชื่อ ทำให้ค้นหาไม่เจอเวลาพิมพ์แค่ชื่อจริง ให้แยกคำนำหน้าออก
สี่ — ช่องว่างที่มองไม่เห็น ช่องว่างท้ายชื่อทำให้ระบบมองเป็นคนละคน ใช้ TRIM ทั้งไฟล์ก่อนส่ง
ห้า — เซลล์ที่ผสาน (merged cells) ทำให้การนำเข้าเพี้ยนทั้งแถว ให้ยกเลิกการผสานทั้งหมด
คอลัมน์ที่ควรมีสำหรับคอร์สคงเหลือ
- ชื่อลูกค้า หรือรหัส HN เพื่อจับคู่กับตารางลูกค้า
- ชื่อคอร์ส สะกดให้ตรงกันทุกแถว
- จำนวนครั้งที่ซื้อ
- จำนวนครั้งที่ใช้แล้ว
- วันหมดอายุ
- รายชื่อผู้มีสิทธิ์ใช้ร่วม ถ้ามี
ชุดนี้ควรมีคนสองคนเช็คแยกกัน และควรพิมพ์ออกมาเป็นกระดาษหนึ่งชุดเก็บไว้เทียบหลังนำเข้า
ขั้นที่ 3 — จัดการชื่อซ้ำ
ไฟล์ที่ใช้งานมาหลายปีมักมีคนเดียวกันอยู่หลายแถว เพราะพนักงานคนละคนกรอกคนละครั้ง
วิธีหา: เรียงตามเบอร์โทรก่อน เพราะเบอร์ซ้ำคือสัญญาณที่แม่นกว่าชื่อซ้ำ (คนชื่อเหมือนกันมีจริง) แล้วค่อยเรียงตามชื่อเพื่อหาที่สะกดต่างกันเล็กน้อย
วิธีรวม: เก็บแถวที่มีข้อมูลครบที่สุดไว้ ย้ายข้อมูลที่มีเฉพาะในแถวอื่นมารวม แล้วลบส่วนเกิน อย่ารวมคอร์สคงเหลือด้วยการบวกเลข โดยไม่ตรวจ เพราะอาจเป็นคอร์สสองใบที่ต่างกันจริง
ทำขั้นนี้ก่อนนำเข้าเสมอ การรวมข้อมูลซ้ำหลังนำเข้าแล้วยากกว่ามาก เพราะมีธุรกรรมใหม่ผูกอยู่กับทั้งสองรายการแล้ว
ขั้นที่ 4 — ทดลองนำเข้า 10 แถวก่อน
อย่านำเข้าทั้งไฟล์ในครั้งแรก ให้ตัดมา 10 แถวที่ครอบคลุมกรณีต่าง ๆ
- คนที่มีข้อมูลครบทุกช่อง
- คนที่ไม่มีวันเกิด
- คนที่มีสองเบอร์
- คนที่ชื่อมีวรรณยุกต์และสระซับซ้อน
- คนที่มีคอร์สคงเหลือ
นำเข้าแล้วเปิดดูทีละราย เทียบกับไฟล์ต้นทาง สิ่งที่ต้องเช็คคือชื่อไม่เพี้ยน เบอร์ครบ วันที่ตรงปี และคอร์สเหลือถูกต้อง
ถามผู้ให้บริการก่อนด้วยว่าถ้านำเข้าผิดจะย้อนได้ไหม บางระบบย้อนเป็นชุดได้ บางระบบต้องลบทีละราย ซึ่งเปลี่ยนวิธีทำงานของขั้นนี้ทั้งหมด
ขั้นที่ 5 — นำเข้าทั้งไฟล์ และตรวจทาน
หลังนำเข้าเสร็จ ตรวจห้าอย่างนี้
- จำนวนแถว ในระบบตรงกับในไฟล์หรือไม่ ถ้าน้อยกว่า มีแถวที่ถูกปฏิเสธ ให้ขอรายการที่ผิดพลาด
- ยอดคอร์สคงเหลือรวม ตรงกับกระดาษที่พิมพ์ไว้หรือไม่
- สุ่มเช็ค 20 ราย ทั้งจากต้นไฟล์ กลางไฟล์ และท้ายไฟล์ เพราะข้อผิดพลาดมักกระจุกอยู่ช่วงใดช่วงหนึ่ง
- ค้นหาด้วยเบอร์โทรสี่ตัวท้าย ว่าเจอไหม เพราะนี่คือวิธีที่ทีมใช้จริงหน้าเคาน์เตอร์
- เปิดจากมือถือ ดูว่าชื่อภาษาไทยแสดงถูกต้อง ไม่มีอักขระเพี้ยน
ขั้นที่ 6 — บอกทีมว่าอะไรอยู่ที่ไหน
ขั้นนี้มักถูกข้าม แล้วกลายเป็นสาเหตุที่ทีมกลับไปใช้กระดาษ
บอกให้ชัดสามอย่าง
- ประวัติเก่าอยู่ที่ไหน และเปิดดูอย่างไร
- ข้อมูลอะไรที่ยังไม่ได้ย้าย เพื่อไม่ให้เข้าใจว่าระบบทำหาย
- ตั้งแต่วันไหนที่ต้องบันทึกในระบบใหม่เท่านั้น
รายละเอียดการเทรนทีมอยู่ใน สอนพนักงานใหม่ใช้โปรแกรมคลินิก
สรุป
การนำเข้าข้อมูลที่ราบรื่นใช้เวลาเตรียมไฟล์นานกว่าเวลากดนำเข้าหลายเท่า และนั่นคือลำดับที่ถูก ไฟล์ที่จัดดีนำเข้ารอบเดียวจบ ไฟล์ที่ไม่จัดจะนำเข้าสามรอบและยังไม่ครบ
ถ้ายังอยู่ในขั้นวางแผนย้ายทั้งระบบ อ่านไทม์ไลน์สี่สัปดาห์ ก่อน หรือดูวิธีนำเข้าข้อมูลทีละขั้นในระบบ Dr.Ease ที่คู่มือการใช้งาน
คำถามที่พบบ่อย
ทำไมเบอร์โทรใน Excel ถึงหายศูนย์หน้า
เพราะ Excel มองคอลัมน์นั้นเป็นตัวเลขแล้วตัดศูนย์หน้าออก 0812345678 จึงกลายเป็น 812345678 วิธีแก้คือตั้งรูปแบบคอลัมน์เป็นข้อความ (Text) ก่อนพิมพ์หรือก่อนวาง ถ้าไฟล์เสียไปแล้ว ให้เติมศูนย์กลับด้วยสูตรก่อนส่งไปนำเข้า เพราะระบบไม่มีทางรู้ว่าเบอร์ไหนขาดศูนย์
ต้องนำเข้าประวัติการรักษาเก่าทั้งหมดไหม
ไม่ควร ให้นำเข้าเฉพาะสิ่งที่ทีมต้องใช้ในงานประจำวัน คือรายชื่อลูกค้า ช่องทางติดต่อ และคอร์สคงเหลือ ส่วนประวัติการรักษาเก่าให้เก็บไฟล์เดิมไว้อ่านย้อนหลัง และค่อยบันทึกเข้าระบบใหม่ตอนที่คนไข้กลับมาครั้งแรก เพราะประวัติของคนที่ไม่กลับมาแล้วไม่มีประโยชน์ต่อหน้างาน
นำเข้าผิดแล้วแก้ได้ไหม
ขึ้นกับระบบ บางระบบให้ย้อนการนำเข้าเป็นชุดได้ บางระบบต้องลบทีละราย ให้ถามข้อนี้ก่อนกดนำเข้าจริง และให้ทดลองนำเข้าด้วยข้อมูล 10 แถวก่อนทุกครั้ง เพื่อดูว่าผลลัพธ์ตรงกับที่คาดหรือไม่