ย้ายโปรแกรมคลินิกกลางปี ทำได้ไหม และต้องเตรียมข้อมูลอะไร

คำถามที่ได้บ่อยที่สุดเวลาคลินิกอยากเปลี่ยนระบบคือ “ต้องรอต้นปีไหม” คำตอบคือไม่ต้อง สิ่งที่ทำให้การย้ายระบบเจ็บไม่ใช่เดือนที่ย้าย แต่คือลำดับการย้ายข้อมูลและการไม่กำหนดวันตัดกระดาษให้ชัด

บทความนี้เป็นลำดับงานที่ใช้ได้จริง พร้อมรายการข้อมูลที่ต้องเตรียม

เตรียมข้อมูลสี่ชุด เรียงตามความสำคัญ

ไม่ต้องย้ายทุกอย่างพร้อมกัน ให้เรียงตามว่าอะไรที่ขาดแล้วทีมทำงานต่อไม่ได้

ชุดที่ 1 — ลูกค้าและช่องทางติดต่อ (ต้องมีก่อนวันแรก)

ต้องมี: ชื่อ–นามสกุล เบอร์โทร รหัส HN เดิม วันเกิด และ LINE ถ้ามี

เหตุผลที่ต้องมาก่อน: ถ้าลูกค้าเก่าโทรมาแล้วหาชื่อไม่เจอ ทีมจะกลับไปเปิดแฟ้มกระดาษทันที และจะไม่กลับมาใช้ระบบใหม่อีก

ควรเก็บรหัส HN เดิมไว้ในระบบใหม่ด้วย แม้ระบบใหม่จะออกรหัสของตัวเอง เพราะเอกสารเก่าทั้งหมดอ้างรหัสเดิม

ชุดที่ 2 — คอร์สและสิทธิ์คงเหลือ (ต้องมีก่อนวันแรก)

ต้องมี: ชื่อคอร์ส จำนวนครั้งที่ซื้อ จำนวนครั้งที่ใช้ไปแล้ว วันหมดอายุ และผู้ที่มีสิทธิ์ใช้ร่วม

นี่คือชุดที่ผิดพลาดแล้วแพงที่สุด เพราะกระทบสิทธิ์ที่ลูกค้าจ่ายเงินมาแล้ว ควรพิมพ์ยอดคงเหลือทั้งหมดออกมาเป็นกระดาษหนึ่งชุดก่อนย้าย เก็บไว้เทียบ และให้คนสองคนเช็คแยกกัน

ชุดที่ 3 — รายการค่ารักษาและสูตรค่าตอบแทน (ต้องมีก่อนวันแรก)

ต้องมี: รายการหัตถการและราคาทั้งหมด รายการยาและเวชภัณฑ์ สูตรค่ามือแพทย์ (DF) ต่อรายการ และสูตรค่าคอมพนักงาน

ข้อนี้มักถูกลืมจนถึงวันเปิดใช้ แล้วกลายเป็นว่าปิดบิลไม่ได้เพราะยังไม่มีรายการในระบบ ทำให้เสร็จก่อนล่วงหน้าอย่างน้อยหนึ่งสัปดาห์

ชุดที่ 4 — ประวัติการรักษาและภาพถ่าย (ตามได้ทีหลัง)

ชุดนี้ย้ายยากที่สุดและมักย้ายไม่ครบ วิธีที่ปฏิบัติได้คือ

• ย้ายเฉพาะประวัติของลูกค้าที่ยังมาอยู่ในช่วง 12–18 เดือนที่ผ่านมา
• เก็บระบบเดิมหรือไฟล์ export ไว้อ่านย้อนหลังอีกอย่างน้อยหนึ่งปี
• สำหรับคลินิกที่ใช้แฟ้มกระดาษ ให้สแกนเข้าระบบใหม่ตอนที่คนไข้กลับมาครั้งแรก ไม่ต้องสแกนทั้งตู้ล่วงหน้า เพราะประวัติของคนที่ไม่กลับมาแล้วไม่มีประโยชน์ต่องานหน้าเคาน์เตอร์

เลือกช่วงเวลา

ควรเลือก ช่วงที่คิวเบาที่สุดของปีของคลินิกคุณ และควรเริ่มวันที่ 1 ของเดือน เพื่อให้รอบบัญชีตัดตรงกับรอบระบบ

ควรเลี่ยง ช่วงโปรโมชั่นใหญ่ ช่วงก่อนวันหยุดยาว และช่วงที่พนักงานหลักลาพักร้อน เพราะการเปลี่ยนระบบต้องมีคนที่รู้เรื่องอยู่หน้างานทุกวัน

ไม่จำเป็นต้องรอ ต้นปีปฏิทิน การรอหกเดือนเพื่อ “จังหวะที่ดี” มีต้นทุนคือหกเดือนที่ยังทำงานด้วยระบบที่มีปัญหา

ไทม์ไลน์สี่สัปดาห์

สัปดาห์ที่ 1 — ดึงข้อมูลออกจากระบบเดิม

ขอ export ทุกอย่างที่ระบบเดิมให้ได้ ในรูปแบบ Excel หรือ CSV แล้วเก็บไว้เองหนึ่งชุดเสมอ ไม่ว่าผู้ให้บริการรายใหม่จะช่วยย้ายหรือไม่

ถ้าระบบเดิมไม่มีฟังก์ชัน export ให้ถามผู้ให้บริการเดิมเป็นลายลักษณ์อักษรว่าจะดึงข้อมูลออกได้อย่างไร นี่คือเหตุผลที่ เช็กลิสต์ก่อนเซ็นสัญญา มีข้อเรื่องการดึงข้อมูลออกอยู่ด้วย

สัปดาห์ที่ 2 — ตั้งค่าระบบใหม่

นำเข้าลูกค้า คอร์สคงเหลือ และรายการค่ารักษา ตั้งสูตร DF ตั้งรูปแบบใบเสร็จและที่อยู่บนใบเสร็จ ตั้งสิทธิ์การเข้าถึงของพนักงานแต่ละตำแหน่ง

ปลายสัปดาห์นี้ให้เช็คยอดคอร์สคงเหลือเทียบกับกระดาษที่พิมพ์ไว้ ทีละราย

สัปดาห์ที่ 3 — เดินขนาน

ใช้ระบบใหม่กับลูกค้าที่เข้ามาใหม่ทั้งหมด แต่ยังจดวิธีเดิมควบไว้ ยอมทำงานซ้ำหนึ่งสัปดาห์เพื่อกันข้อมูลหาย

สัปดาห์นี้คือสัปดาห์ที่ปัญหาจริงจะโผล่ ให้จดทุกจุดที่ทีมติดขัดเป็นรายการ แล้วส่งให้ทีมซัพพอร์ตแก้เป็นชุด ไม่ใช่ถามทีละข้อทางแชท

สัปดาห์ที่ 4 — ตัดกระดาษ

กำหนดวันที่ชัดเจนว่าตั้งแต่วันนี้ไม่มีการจดในสมุดอีก ถ้าไม่มีวันตัด คลินิกจะใช้สองระบบไปตลอด ซึ่งแย่กว่าใช้ระบบเดียวที่ยังไม่สมบูรณ์ เพราะข้อมูลจะแยกเป็นสองที่และไม่มีที่ไหนครบ

สามเรื่องที่ทำให้การย้ายล้มเหลว

ไม่มีเจ้าของงาน ถ้าไม่มีคนที่รับผิดชอบชัดเจนหนึ่งคน ทุกคนจะคิดว่าคนอื่นทำ ให้ตั้งพนักงานหนึ่งคนเป็นคนที่ตอบคำถามเพื่อนร่วมงานได้ และให้เวลาเขาเรียนระบบก่อนคนอื่นหนึ่งสัปดาห์

ให้ทีมเลือกเองว่าจะใช้ระบบไหน ในช่วงเปลี่ยน ถ้าปล่อยให้ “ใครสะดวกอะไรใช้อันนั้น” ผลคือกลับไปกระดาษทั้งหมดภายในสองสัปดาห์ เพราะกระดาษคุ้นมือกว่า การเปลี่ยนระบบต้องเป็นการตัดสินใจของเจ้าของ ไม่ใช่ทางเลือก

ย้ายทุกอย่างพร้อมกัน คลินิกที่พยายามสแกนแฟ้มทั้งตู้ก่อนเริ่มใช้ มักไม่ได้เริ่มใช้เลย ให้ย้ายสามชุดแรกให้ครบ แล้วเริ่ม ส่วนประวัติเก่าตามทีหลัง

หลังย้ายเสร็จควรเช็คอะไร

หลังใช้ระบบใหม่ครบหนึ่งเดือน ให้ตรวจสี่อย่าง

1. ยอดรายได้ในระบบตรงกับเงินที่เข้าบัญชีหรือไม่
2. คอร์สคงเหลือของลูกค้าสิบรายแรกที่กลับมาใช้ ตรงกับกระดาษที่พิมพ์ไว้หรือไม่
3. ค่ามือแพทย์ที่ระบบคำนวณ ตรงกับที่คิดมือหรือไม่
4. มีพนักงานคนไหนยังจดในสมุดอยู่หรือไม่ ถ้ามี ให้ถามว่าติดอะไร เพราะนั่นคือช่องที่ระบบยังไม่ตอบโจทย์จริง

สรุป

ย้ายได้ทุกช่วงของปี ขอแค่เตรียมข้อมูลสามชุดแรกให้ครบ เดินขนานหนึ่งสัปดาห์ และมีวันตัดกระดาษที่ชัดเจน

ถ้ายังอยู่ในขั้นตอนเลือกระบบ อ่านคู่มือเลือกโปรแกรมบริหารคลินิก และเอาเช็กลิสต์ 32 ข้อ ไปถามผู้ให้บริการก่อน ส่วนวิธีการนำเข้าข้อมูลทีละขั้นในระบบ Dr.Ease ดูได้ที่คู่มือการใช้งาน