คำถามนี้เกิดขึ้นบ่อยเพราะราคาต่างกันชัดเจน ระบบ POS ร้านค้าทั่วไปมีทั้งแบบฟรีและแบบหลักร้อยต่อเดือน ขณะที่โปรแกรมคลินิกอยู่ในระดับหลักพันขึ้นไป ถ้าทั้งสองอย่าง “รับเงินและออกใบเสร็จ” ได้เหมือนกัน ทำไมต้องจ่ายต่างกันหลายเท่า
คำตอบอยู่ในสี่อย่างที่ POS ไม่ได้ออกแบบมาให้ทำ
สี่เส้นแบ่งที่แท้จริง
1. ข้อมูลผูกกับ “คน” ไม่ใช่ผูกกับ “บิล”
นี่คือความต่างเชิงโครงสร้างที่สำคัญที่สุด และเป็นความต่างที่มองไม่เห็นตอนทดลองใช้
POS ออกแบบรอบธุรกรรม หนึ่งบิลคือหนึ่งเหตุการณ์ที่จบในตัวเอง ร้านกาแฟไม่จำเป็นต้องรู้ว่าลูกค้าคนนี้สั่งอะไรเมื่อสองปีก่อน
คลินิกออกแบบรอบตัวคนไข้ ประวัติการรักษาคือเรื่องเล่าที่ต่อเนื่อง คนไข้ที่มาวันนี้อาจเคยแพ้ยาบางตัวเมื่อปีที่แล้ว เคยทำหัตถการที่ต้องเว้นระยะ และเคยมีผลลัพธ์แบบหนึ่งที่ต้องเทียบกับวันนี้
ผลในทางปฏิบัติ: POS ที่มีช่องหมายเหตุในบิลไม่ได้แก้ปัญหานี้ เพราะหมายเหตุนั้นผูกกับบิล ไม่ได้ผูกกับคนไข้ เวลาต้องการดูภาพรวมของคนไข้หนึ่งคน จึงต้องไล่เปิดบิลทีละใบ ซึ่งไม่มีใครทำตอนมีคนรออยู่หน้าเคาน์เตอร์
2. คอร์สคือหนี้ที่ต้องส่งมอบ ไม่ใช่ยอดขายที่จบแล้ว
เวลาคลินิกขายคอร์ส 10 ครั้ง ในมุม POS คือขายของชิ้นหนึ่งจบไป แต่ในความจริงคลินิกเพิ่งรับภาระที่ต้องให้บริการอีก 10 ครั้งในอนาคต
ระบบที่รองรับคอร์สต้องทำสี่อย่างที่ POS ไม่มี
- ตัดครั้งเมื่อใช้บริการ และเก็บว่าใครตัด เมื่อไหร่ ที่สาขาไหน
- คุมวันหมดอายุ
- แชร์สิทธิ์ให้คนในครอบครัวได้ โดยยังตรวจย้อนได้ว่าใครใช้ไป
- บอกได้ว่าตอนนี้คลินิกมีภาระคอร์สค้างส่งมอบรวมมูลค่าเท่าไหร่
ข้อสุดท้ายสำคัญต่อการวางแผนเงินสด เพราะเงินที่รับมาจากคอร์สยังไม่ใช่กำไรทั้งก้อน
3. ค่ามือแพทย์และค่าคอมคิดจากรายการ ไม่ใช่จากยอดบิล
POS คิดค่าคอมพนักงานจากยอดขายรวมได้ แต่คลินิกไทยคิดค่ามือแพทย์ (DF) ต่อหัตถการ ในอัตราที่ต่างกันตามรายการ และบางครั้งต่างกันตามแพทย์แต่ละคนด้วย
ถ้าระบบไม่คิดให้ งานนี้จะกลายเป็นการนั่งคิดด้วย Excel ทุกสิ้นเดือน ซึ่งเป็นงานที่ทั้งกินเวลาและเป็นต้นเหตุของข้อพิพาทกับแพทย์บ่อยที่สุด เพราะไม่มีใครตรวจย้อนได้ว่าตัวเลขมาจากไหน
4. สิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลคนไข้
POS แบ่งสิทธิ์ตามหน้าที่ขาย เช่น ใครให้ส่วนลดได้ ใครยกเลิกบิลได้
คลินิกต้องแบ่งสิทธิ์ตามความจำเป็นในการเห็นข้อมูลสุขภาพ พนักงานที่ดูแลคิวไม่จำเป็นต้องเห็นประวัติการรักษาของคนไข้ทุกคน และควรมีบันทึกว่าใครเข้าดูประวัติของใครเมื่อไหร่
ข้อนี้ไม่ใช่เรื่องความสะดวก แต่เป็นเรื่องการเก็บข้อมูลสุขภาพให้เห็นเท่าที่จำเป็นต่อหน้าที่ ซึ่ง POS ไม่ได้สร้างมาเพื่อสิ่งนี้
สิ่งที่ POS ทำได้ดีจริง และไม่ควรมองข้าม
เพื่อความยุติธรรม POS มีข้อดีที่โปรแกรมคลินิกบางตัวสู้ไม่ได้
- เร็วที่หน้าเคาน์เตอร์ เพราะออกแบบมาเพื่อปิดบิลให้จบในไม่กี่วินาที
- ฮาร์ดแวร์รองรับกว้าง เครื่องพิมพ์ ลิ้นชัก เครื่องอ่านบาร์โค้ด แทบทุกรุ่นต่อได้
- ราคาถูกกว่าชัดเจน
- พนักงานคุ้นเคยอยู่แล้ว เพราะเคยใช้ในงานอื่นมา
ถ้าคลินิกของคุณให้บริการที่จบในครั้งเดียว ไม่ขายคอร์ส ไม่ต้องเก็บประวัติต่อเนื่อง และมีแพทย์คนเดียวที่ไม่ต้องคิด DF แยก POS ก็เพียงพอจริง และไม่มีเหตุผลต้องจ่ายเพิ่ม
หกสัญญาณว่า POS เริ่มไม่พอ
- เริ่มขายคอร์สหรือแพ็กเกจที่ใช้หลายครั้ง
- มีคนไข้ถามว่า “ครั้งที่แล้วหมอใช้ตัวไหน” แล้วตอบไม่ได้จากในระบบ
- ต้องนั่งคิดค่ามือแพทย์ด้วย Excel ทุกสิ้นเดือน
- เริ่มถ่ายภาพก่อน–หลัง แล้วไม่รู้จะเก็บที่ไหนให้ผูกกับคนไข้
- มีพนักงานหลายคนและเริ่มอยากคุมว่าใครเห็นอะไรได้
- ต้องส่งแจ้งเตือนนัดล่วงหน้า แต่ระบบไม่มีข้อมูลนัดให้ส่ง
ข้อ 1 กับข้อ 3 คือสองข้อที่มาถึงเร็วที่สุดสำหรับคลินิกความงามและคลินิกเฉพาะทาง
วิธีอยู่กึ่งกลางที่มักไม่คุ้ม
คลินิกหลายแห่งพยายามใช้ POS สำหรับเงิน แล้วใช้ Excel หรือแฟ้มกระดาษสำหรับประวัติ วิธีนี้ดูประหยัดแต่มีต้นทุนที่จ่ายทุกวัน
- ต้องคีย์รายการรักษาสองรอบ รอบหนึ่งในแฟ้ม รอบหนึ่งตอนคิดเงิน
- ยอดสองที่ไม่ตรงกันเป็นระยะ และไม่มีใครรู้ว่าที่ไหนถูก
- ข้อมูลที่มีประโยชน์ที่สุดคือ “ใครยังไม่กลับมา” ซึ่งต้องใช้ทั้งประวัติและยอดขายมารวมกัน จึงตอบไม่ได้เลย
รายละเอียดการประเมินต้นทุนแบบนี้อยู่ใน โปรแกรมคลินิกฟรี ใช้ได้จริงไหม
คำถามที่ใช้ตัดสินได้ในสามนาที
ถามตัวเองสามข้อ
หนึ่ง ถ้าคนไข้ที่เคยมาเมื่อสองปีก่อนเดินเข้ามาวันนี้ ต้องใช้เวลากี่นาทีถึงจะรู้ว่าเขาเคยทำอะไรไปแล้ว ถ้าคำตอบเกินหนึ่งนาที ระบบที่ใช้อยู่ไม่ได้ผูกข้อมูลกับคน
สอง ตอบได้ทันทีไหมว่าตอนนี้คลินิกมีคอร์สค้างส่งมอบรวมเท่าไหร่ ถ้าตอบไม่ได้ คุณไม่รู้ภาระจริงของธุรกิจ
สาม ค่ามือแพทย์เดือนที่แล้วคำนวณจากอะไร ถ้าคำตอบคือ Excel ที่มีคนเดียวทำเป็น นั่นคือความเสี่ยงของคลินิก ไม่ใช่แค่งานที่น่าเบื่อ
สรุป
POS ไม่ได้แย่ มันแค่ตอบคำถามอื่น มันตอบว่า “วันนี้ขายได้เท่าไหร่” ได้ดีมาก แต่ตอบว่า “คนไข้คนนี้ควรได้รับอะไรต่อ” ไม่ได้เลย และคำถามที่สองคือคำถามที่ทำให้คลินิกโต
ถ้ากำลังเทียบตัวเลือกอยู่ อ่านคู่มือเลือกโปรแกรมบริหารคลินิก แล้วเอาเช็กลิสต์ 32 ข้อ ไปถามผู้ให้บริการ หรือดูว่าระบบที่ผูกเวชระเบียนกับการขายไว้ด้วยกันทำงานอย่างไรที่หน้าฟีเจอร์
คำถามที่พบบ่อย
คลินิกเล็กมาก ใช้ POS ไปก่อนได้ไหม
ได้ถ้าคลินิกยังไม่ขายคอร์สและยังไม่ต้องเก็บประวัติการรักษาอย่างเป็นระบบ เช่น คลินิกที่ให้บริการจบในครั้งเดียวและไม่มีการติดตามผล แต่จุดที่ควรเปลี่ยนคือวันที่เริ่มขายคอร์สแรก เพราะคอร์สคือภาระที่ต้องส่งมอบในอนาคต และ POS ไม่ได้ออกแบบมาให้ติดตามสิ่งนั้น
POS ที่มีช่องให้พิมพ์หมายเหตุ ใช้บันทึกอาการแทนได้ไหม
ใช้ได้ในความหมายว่าพิมพ์ลงไปได้ แต่ไม่ได้ในความหมายที่มีประโยชน์ เพราะหมายเหตุในบิลผูกกับ "การขายครั้งนั้น" ไม่ได้ผูกกับ "คนไข้คนนั้น" เวลาจะดูว่าคนไข้คนนี้เคยรักษาอะไรมาบ้างสามปี จึงต้องไล่เปิดบิลทีละใบ ซึ่งไม่มีใครทำจริงตอนคิวแน่น
ถ้าใช้ POS อยู่แล้ว ต้องทิ้งทั้งหมดไหม
ไม่จำเป็น สิ่งที่ย้ายได้และมีค่าที่สุดคือรายชื่อลูกค้าและประวัติการซื้อ ซึ่ง POS ทุกตัวส่งออกเป็น Excel ได้ ส่วนฮาร์ดแวร์อย่างเครื่องพิมพ์ใบเสร็จและลิ้นชักเงินสดมักใช้ต่อได้ ควรถามผู้ให้บริการรายใหม่ก่อนซื้อของใหม่