เวลาถามว่าโปรแกรมคลินิกราคาเท่าไหร่ คำตอบที่ได้มักเป็นเลขต่อเดือนเลขเดียว ซึ่งเป็นตัวเลขที่เทียบกันไม่ได้เลย เพราะแต่ละเจ้ารวมของไม่เหมือนกัน บทความนี้แยกต้นทุนออกเป็นก้อน ๆ ให้คุณเอาไปกรอกตัวเลขของตัวเองได้
ก้อนที่ 1 — ค่าระบบต่อเดือน
นี่คือตัวเลขที่อยู่ในหน้าเว็บ ช่วงที่พบในตลาดไทยกว้างมาก จากหลักพันต้นถึงหลักหมื่นต้นต่อเดือน สิ่งที่ทำให้ต่างกันคือ
- จำนวนผู้ใช้ที่รวมอยู่
- จำนวนสาขาที่รวมอยู่
- โมดูลที่เปิดให้ เช่น จองออนไลน์ CRM หรือรายงานเชิงลึก มักอยู่ในแพ็กเกจสูงกว่า
- พื้นที่เก็บข้อมูล
ตัวอย่างโครงสร้างที่เห็นภาพได้ จากแพ็กเกจของ Dr.Ease: Starter 2,590 บาทต่อเดือน ครอบคลุม OPD ออนไลน์ POS สต๊อก และสมาชิก สำหรับผู้ใช้ 10 บัญชี — Standard 5,900 บาท เพิ่ม LINE CRM และจองออนไลน์ 24 ชั่วโมง ผู้ใช้ 20 บัญชี — Elite 10,900 บาท เพิ่ม Insights และ RFM ผู้ใช้ 50 บัญชี
ประเด็นไม่ได้อยู่ที่ตัวเลข แต่อยู่ที่ว่าเวลาเทียบสองเจ้า คุณต้องเทียบที่จำนวนผู้ใช้เท่ากันและโมดูลเท่ากัน ไม่ใช่เทียบราคาเริ่มต้นกับราคาเริ่มต้น
ก้อนที่ 2 — ค่าผู้ใช้ส่วนเกิน
นี่คือก้อนที่ทำให้ราคาจริงต่างจากราคาที่เห็นบ่อยที่สุด คลินิกมักนับผู้ใช้ต่ำกว่าความจริงเพราะลืมนับ
- แพทย์ทุกคนที่ต้องเขียน OPD เอง
- พนักงานหน้าเคาน์เตอร์ทุกกะ ไม่ใช่แค่จำนวนคนที่อยู่พร้อมกัน
- ผู้ช่วยที่ต้องบันทึก Vital Sign
- ที่ปรึกษาความงามที่ต้องดูประวัติลูกค้า
- เจ้าของและผู้จัดการ
- ผู้ทำบัญชี ถ้าต้องเข้ามาดึงรายงานเอง
การใช้บัญชีร่วมกันเพื่อประหยัดเป็นการประหยัดที่แพงที่สุด เพราะทำให้ตรวจย้อนไม่ได้ว่าใครแก้อะไร ซึ่งเป็นสิ่งที่ต้องการมากที่สุดตอนที่ยอดไม่ตรง
ก้อนที่ 3 — ค่าอุปกรณ์
ค่านี้จ่ายครั้งเดียวแต่มักไม่ได้ถูกนับตอนทำงบ รายการที่คลินิกส่วนใหญ่ต้องมี
- เครื่องอ่านบัตรประชาชน สำหรับดึงข้อมูลคนไข้ใหม่โดยไม่ต้องพิมพ์
- เครื่องพิมพ์ใบเสร็จแบบความร้อน
- เครื่องพิมพ์ฉลากยา ถ้าจ่ายยา
- ลิ้นชักเงินสด ถ้ารับเงินสด
- iPad หรือแท็บเล็ต ถ้าจะเขียน OPD ในห้องตรวจ
ดูช่วงราคาจริงของกลุ่มแรกได้ที่หน้าอุปกรณ์เสริมคลินิก สิ่งที่ควรถามผู้ให้บริการระบบคือรุ่นที่ทดสอบแล้วใช้ร่วมกันได้ เพราะการซื้อเครื่องพิมพ์ผิดรุ่นแล้วต่อไม่ได้เป็นค่าใช้จ่ายที่เสียเปล่าทั้งก้อน
ก้อนที่ 4 — ค่าย้ายข้อมูลและตั้งค่าระบบ
บางเจ้ารวมในราคา บางเจ้าคิดแยกตามจำนวนรายการ งานในก้อนนี้คือ
- นำเข้ารายชื่อลูกค้าและประวัติการซื้อ
- นำเข้าคอร์สคงเหลือ ซึ่งเป็นงานที่ผิดพลาดได้แพงที่สุดเพราะกระทบสิทธิ์ของลูกค้าโดยตรง
- ตั้งรายการค่ารักษาและหัตถการทั้งหมด
- ตั้งสูตรค่ามือแพทย์ (DF)
- ตั้งรูปแบบใบเสร็จและที่อยู่บนใบเสร็จ
ถามให้ชัดว่าใครทำ ใช้เวลากี่วัน และถ้าข้อมูลเดิมอยู่ในกระดาษ จะมีคนช่วยคีย์หรือคลินิกต้องคีย์เอง อ่านลำดับงานทั้งหมดได้ที่ ย้ายโปรแกรมคลินิกกลางปี
ก้อนที่ 5 — ต้นทุนเวลาของทีม
ก้อนนี้ไม่มีใบเสร็จแต่มักใหญ่ที่สุด ในช่วงสองถึงสี่สัปดาห์แรก ทีมจะทำงานช้าลงเพราะต้องเรียนรู้ระบบพร้อมกับรับคนไข้ตามปกติ
วิธีประเมินอย่างหยาบ: ถ้าคลินิกรับคนไข้วันละ 20 คน แล้วช่วงเปลี่ยนระบบแต่ละเคสช้าลง 3 นาที เท่ากับเสียเวลาวันละราวหนึ่งชั่วโมงต่อเนื่องสองสัปดาห์ ให้ตีมูลค่าเวลานั้นด้วยค่าแรงจริงของทีม แล้วบวกเข้าไปในงบปีแรก
ต้นทุนก้อนนี้ลดได้ด้วยสองเรื่อง คือเลือกช่วงที่คิวเบาที่สุดของปี และเลือกระบบที่พนักงานใหม่เรียนรู้ได้เร็ว ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมความง่ายในการใช้งานเป็นเรื่องเงิน ไม่ใช่เรื่องความสวยงาม
ก้อนที่ 6 — ค่าใช้จ่ายที่โตตามการใช้งาน
- พื้นที่เก็บข้อมูล คลินิกที่ถ่ายภาพก่อน–หลังทุกเคสใช้พื้นที่เร็วกว่าคลินิกที่ไม่ถ่ายหลายเท่า ถามว่าเกินโควตาแล้วคิดอย่างไร
- ค่าส่งข้อความ ถ้าใช้ LINE บรอดแคสต์หรือ SMS แจ้งเตือนนัด ค่านี้โตตามจำนวนลูกค้า และคิดแยกจากค่าโปรแกรม ควรถามว่าระบบส่งผ่านบัญชี LINE OA ของคลินิกเองหรือของผู้ให้บริการ เพราะกำหนดว่าใครเป็นคนจ่ายค่านี้
- ค่าธรรมเนียมรับชำระเงิน บัตรเครดิตและลิงก์ชำระเงินมีค่าธรรมเนียมเป็นเปอร์เซ็นต์ของยอด ซึ่งไม่ใช่ค่าโปรแกรมแต่เป็นต้นทุนที่มาพร้อมกัน
คำนวณว่าคุ้มที่ยอดเท่าไหร่
วิธีที่ตรงที่สุดคือไม่ถามว่า “แพงไหม” แต่ถามว่า “ต้องได้อะไรกลับมาเท่าไหร่จึงเท่าทุน” สามแหล่งที่วัดได้จริง
หนึ่ง — ลูกค้าที่ไม่มาตามนัดลดลง ถ้าคลินิกมีนัดเดือนละ 200 ครั้ง แล้วมีคนไม่มา 15% การลดลงเหลือ 10% เท่ากับได้คิวคืน 10 คิวต่อเดือน คูณด้วยยอดเฉลี่ยต่อเคสของคุณ นั่นคือมูลค่าที่ระบบแจ้งเตือนนัดสร้างได้
สอง — ลูกค้าเก่าที่กลับมา ถ้าระบบช่วยให้เห็นว่าใครคอร์สเหลือน้อยหรือหายไปนาน แล้วตามกลับได้เพิ่มเดือนละไม่กี่คน มูลค่าก็มักเกินค่าระบบไปแล้ว เพราะต้นทุนการดึงลูกค้าเก่ากลับต่ำกว่าการหาลูกค้าใหม่มาก
สาม — ของหายและยอดรั่วที่ลดลง ข้อนี้วัดยากกว่าแต่เป็นก้อนจริง คลินิกที่ตัดสต๊อกอัตโนมัติและตรวจย้อนได้ว่าใครทำรายการอะไร มักพบส่วนต่างที่หายไปในกระบวนการเดิม
รวมสามข้อแล้วเทียบกับค่าใช้จ่ายรวมทุกก้อนต่อเดือน ถ้าเกินหลายเท่า การถกเรื่องส่วนต่างสองสามพันบาทต่อเดือนก็ไม่ใช่ประเด็นหลักอีก
คำถามเรื่องราคาที่ควรถามผู้ขายทุกเจ้า
ถามคำถามชุดเดียวกันกับทุกเจ้า แล้วคำตอบจะเทียบกันได้
- ราคานี้รวมผู้ใช้กี่บัญชี และเกินแล้วบัญชีละเท่าไหร่
- ราคานี้รวมกี่สาขา และสาขาที่สองเท่าไหร่
- โมดูลอะไรที่ไม่รวมในแพ็กเกจนี้
- ค่าย้ายข้อมูลและตั้งค่าระบบเท่าไหร่ ใครทำ
- พื้นที่เก็บข้อมูลเท่าไหร่ เกินแล้วคิดอย่างไร
- ค่าอัปเดตระบบและค่าซัพพอร์ตรวมอยู่แล้วหรือคิดแยก
- ถ้าเลิกใช้ ดึงข้อมูลออกได้ในรูปแบบไหน มีค่าใช้จ่ายไหม
- ขึ้นราคาได้เมื่อไหร่ และแจ้งล่วงหน้ากี่วัน
ข้อ 7 และ 8 เป็นสองข้อที่คนถามน้อยที่สุดแต่กระทบยาวที่สุด
สรุป
ต้นทุนจริงของโปรแกรมคลินิก = ค่ารายเดือน + ผู้ใช้ส่วนเกิน + อุปกรณ์ + ค่าย้ายข้อมูล + เวลาทีมช่วงเปลี่ยน + ค่าที่โตตามการใช้งาน คลินิกที่เทียบเฉพาะก้อนแรกจะประหลาดใจในเดือนที่สาม
ก่อนตัดสินใจ แนะนำอ่านคู่มือเลือกโปรแกรมบริหารคลินิก เพื่อดูว่าควรจ่ายเพื่ออะไร และโปรแกรมคลินิกฟรีใช้ได้จริงไหม ถ้ากำลังพิจารณาทางเลือกที่ไม่มีค่าใช้จ่าย
คำถามที่พบบ่อย
โปรแกรมคลินิกในไทยราคาประมาณเท่าไหร่ต่อเดือน
ช่วงที่พบทั่วไปคือหลักพันต้นถึงหลักหมื่นต้นต่อเดือน ขึ้นกับจำนวนผู้ใช้ จำนวนสาขา และโมดูลที่เปิดใช้ ตัวอย่างจาก Dr.Ease คือ Starter 2,590 บาท Standard 5,900 บาท และ Elite 10,900 บาทต่อเดือน ตัวเลขนี้ใช้เทียบสัดส่วนได้ แต่สิ่งที่ต้องเทียบจริงคือของที่รวมอยู่ในราคา ไม่ใช่ตัวเลขเปล่า
ทำไมบางเจ้าถูกกว่ามากแต่พอใช้จริงแพงกว่า
เพราะราคาที่ประกาศมักเป็นราคาแพ็กเกจต่ำสุดที่จำกัดจำนวนผู้ใช้หรือจำนวนสาขา แล้วคิดเพิ่มเป็นรายหัวเมื่อเกิน คลินิกที่มีพนักงานแปดคนจึงจ่ายจริงหลายเท่าของราคาที่เห็นในหน้าเว็บ ให้คำนวณจากจำนวนผู้ใช้จริงของคุณเสมอ ไม่ใช่จากราคาเริ่มต้น
จ่ายรายปีคุ้มกว่ารายเดือนไหม
คุ้มกว่าเฉพาะเมื่อคุณมั่นใจว่าจะใช้ครบปี ส่วนลดรายปีทั่วไปอยู่ในระดับที่ทำให้จ่ายรายปีถูกกว่าเล็กน้อย แต่ถ้ายังไม่ผ่านสามเดือนแรกกับระบบใหม่ การจ่ายรายเดือนไปก่อนมีความเสี่ยงต่ำกว่ามาก เพราะสามเดือนแรกคือช่วงที่รู้ว่าทีมรับระบบได้หรือไม่