คำถามว่าจะเลือกโปรแกรมคลินิกบนคลาวด์หรือแบบติดตั้งในเครื่อง มักถูกอธิบายด้วยศัพท์เทคนิค แต่จริง ๆ มันตัดสินด้วยคำถามทางธุรกิจสองข้อ คือใครจะรับผิดชอบเมื่อข้อมูลหาย และคลินิกจะมีกี่สาขาในอีกสามปี
ความต่างที่แท้จริง
แบบติดตั้งในเครื่อง (on-premise) โปรแกรมและฐานข้อมูลอยู่บนคอมพิวเตอร์ที่คลินิก ทำงานได้แม้ไม่มีอินเทอร์เน็ต คลินิกเป็นเจ้าของเครื่องและเป็นผู้รับผิดชอบข้อมูลเองทั้งหมด
แบบคลาวด์ โปรแกรมและฐานข้อมูลอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการ เปิดใช้ผ่านเบราว์เซอร์จากอุปกรณ์ไหนก็ได้ ต้องมีอินเทอร์เน็ต ผู้ให้บริการรับผิดชอบการดูแลเครื่องและการสำรองข้อมูล
จากนี้คือผลที่ตามมาในงานจริง
หกด้านที่ต่างกันจริง
1. เมื่ออินเทอร์เน็ตหลุด
คลาวด์: บันทึกข้อมูลใหม่ไม่ได้ระหว่างที่หลุด แก้ได้ด้วยการแชร์เน็ตจากมือถือ ซึ่งใช้เวลาไม่กี่นาที ควรถามผู้ให้บริการว่าข้อมูลที่กรอกค้างอยู่หายไหม
ติดตั้งในเครื่อง: ทำงานต่อได้ปกติ นี่คือข้อดีที่ชัดที่สุดของแบบนี้
สิ่งที่ควรเตรียมไม่ว่าเลือกแบบไหน คือเน็ตสำรอง เพราะแม้ระบบจะทำงานออฟไลน์ได้ แต่การรับชำระด้วยบัตรหรือลิงก์ชำระเงินก็ต้องใช้เน็ตอยู่ดี
2. เมื่อเครื่องเสีย
ติดตั้งในเครื่อง: ถ้าฮาร์ดดิสก์เสียและไม่มีสำรอง คือเสียเวชระเบียนทั้งคลินิก ความเสี่ยงนี้เกิดไม่บ่อยแต่เกิดแล้วกู้ไม่ได้ คลินิกที่ใช้แบบนี้จำเป็นต้องมีการสำรองข้อมูลอัตโนมัติออกนอกเครื่อง และต้องมีคนตรวจว่าการสำรองยังทำงานอยู่จริง
คลาวด์: เครื่องที่คลินิกเสียก็เปิดจากเครื่องอื่นต่อได้ทันที เพราะข้อมูลไม่ได้อยู่ในเครื่องนั้น
ในทางปฏิบัติ นี่คือความต่างที่กระทบคลินิกมากที่สุด เพราะคลินิกที่ไม่มีฝ่ายไอทีมักไม่มีใครตรวจว่าการสำรองข้อมูลยังทำงานอยู่ จนถึงวันที่ต้องใช้
3. การขยายสาขา
คลาวด์: สาขาที่สองเปิดใช้ได้ทันทีด้วยบัญชีเดิม เห็นยอดรวมทั้งเครือและแยกสาขาได้ในหน้าเดียว เบิกของระหว่างสาขาได้
ติดตั้งในเครื่อง: แต่ละสาขามีฐานข้อมูลของตัวเอง การรวมยอดต้องส่งไฟล์มารวม หรือต้องลงทุนทำระบบเชื่อมต่อเพิ่ม
ถ้ามีแผนขยายสาขา ข้อนี้มักเป็นข้อที่ตัดสิน เพราะเป็นความต่างที่แก้ย้อนหลังแพงที่สุด ดูวิธีที่ระบบจัดการหลายสาขาได้ที่หน้าฟีเจอร์
4. การเข้าถึงจากนอกคลินิก
คลาวด์: เจ้าของดูยอดจากที่บ้านได้ แพทย์ดูตารางจากมือถือได้ ผู้ทำบัญชีดึงรายงานเองได้
ติดตั้งในเครื่อง: ต้องอยู่ที่คลินิก หรือต้องตั้งระบบเข้าระยะไกลเพิ่ม ซึ่งถ้าตั้งไม่ถูกจะเปิดช่องความปลอดภัยแทน
5. การอัปเดตระบบ
คลาวด์: อัปเดตให้ทุกคนพร้อมกัน คลินิกไม่ต้องทำอะไร ข้อเสียคือคุมจังหวะไม่ได้ ถ้าหน้าจอเปลี่ยน ทีมต้องปรับตัว
ติดตั้งในเครื่อง: เลือกได้ว่าจะอัปเดตเมื่อไหร่ ข้อเสียคือหลายคลินิกไม่อัปเดตเลยเป็นปี ซึ่งกลายเป็นความเสี่ยงด้านความปลอดภัย
6. โครงสร้างต้นทุน
คลาวด์: จ่ายรายเดือนคงที่ รวมค่าเครื่อง ค่าสำรองข้อมูล ค่าอัปเดต และค่าดูแลไว้แล้ว
ติดตั้งในเครื่อง: จ่ายก้อนใหญ่ครั้งแรก แล้วมีค่าที่ตามมาซึ่งมักไม่ได้ถูกนับตอนทำงบ คือค่าเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ต้องเปลี่ยนทุกไม่กี่ปี ค่าคนดูแล ค่าระบบสำรองข้อมูล และค่าอัปเดตรุ่นใหญ่
รายละเอียดการคิดต้นทุนทุกก้อนอยู่ใน โปรแกรมคลินิกราคาเท่าไหร่
แล้วคลินิกแบบไหนควรเลือกอะไร
คลาวด์เหมาะกับ คลินิกที่ไม่มีฝ่ายไอที คลินิกที่มีหรือจะมีมากกว่าหนึ่งสาขา เจ้าของที่ไม่ได้อยู่หน้างานทุกวัน และคลินิกที่ต้องการให้ลูกค้าจองออนไลน์เองได้
ติดตั้งในเครื่องเหมาะกับ คลินิกในพื้นที่ที่อินเทอร์เน็ตไม่เสถียรจริง ๆ คลินิกที่มีนโยบายบังคับว่าข้อมูลต้องอยู่ในสถานที่ และคลินิกที่มีคนดูแลระบบของตัวเองอยู่แล้ว
ในตลาดไทยปัจจุบัน คลินิกส่วนใหญ่ลงเอยที่คลาวด์ ไม่ใช่เพราะเทคโนโลยีดีกว่า แต่เพราะไม่ต้องหาคนมาดูแลเครื่องและการสำรองข้อมูล ซึ่งเป็นสองงานที่คลินิกไม่มีเวลาทำ
คำถามที่ต้องถามผู้ให้บริการคลาวด์
- ข้อมูลเก็บที่ประเทศไหน และเก็บบนโครงสร้างของใคร
- สำรองข้อมูลบ่อยแค่ไหน เก็บย้อนหลังกี่วัน และเคยกู้คืนสำเร็จจริงหรือยัง
- เป็นฐานข้อมูลแยกต่อคลินิก หรือรวมทุกคลินิกในฐานเดียว
- ถ้าเลิกใช้ ดึงข้อมูลออกได้ในรูปแบบไหน ภายในกี่วัน
- ระหว่างที่เน็ตหลุด ข้อมูลที่กรอกค้างอยู่หายหรือไม่
- มีสัญญาระดับบริการ (SLA) เรื่องเวลาที่ระบบพร้อมใช้งานไหม
ข้อ 3 สำคัญกว่าที่คนคิด เพราะฐานข้อมูลที่แยกต่อคลินิกทำให้ข้อมูลของคลินิกอื่นเข้าถึงข้อมูลของคุณไม่ได้ตั้งแต่ระดับโครงสร้าง ไม่ใช่แค่ระดับการตั้งค่า
คำถามที่ต้องถามถ้าเลือกแบบติดตั้งในเครื่อง
- สำรองข้อมูลอัตโนมัติไปที่ไหน และใครตรวจว่ายังทำงานอยู่
- ถ้าเครื่องเสียวันเสาร์ ใครมาแก้และใช้เวลากี่ชั่วโมง
- ค่าอัปเดตรุ่นใหญ่คิดอย่างไร
- เครื่องที่ใช้อยู่รองรับได้อีกกี่ปี
- ถ้าเปิดสาขาที่สอง ต้องเพิ่มอะไรและเท่าไหร่
ถ้าตอบข้อ 1 ไม่ได้ทันที นั่นคือความเสี่ยงที่ใหญ่ที่สุดของคลินิกในตอนนี้ และควรแก้ก่อนเรื่องอื่น
สรุป
คำถามที่ควรถามไม่ใช่ “คลาวด์ดีกว่าไหม” แต่คือ “ถ้าเครื่องที่เก็บเวชระเบียนของคลินิกเสียวันนี้ เรากู้ข้อมูลกลับมาได้ในกี่ชั่วโมง และใครเป็นคนทำ” ถ้าตอบไม่ได้ ให้เลือกทางที่มีคนตอบคำถามนี้แทนคุณ
Dr.Ease ทำงานบน Private Cloud แยกต่อคลินิก โดยมีการเข้ารหัสและสำรองข้อมูลอัตโนมัติ ดูรายละเอียดที่หน้าฟีเจอร์ หรือถ้ากำลังจะย้ายจากระบบเดิม อ่านขั้นตอนย้ายโปรแกรมคลินิก ก่อน
คำถามที่พบบ่อย
ถ้าอินเทอร์เน็ตหลุด ระบบคลาวด์ใช้ไม่ได้เลยใช่ไหม
ใช่สำหรับงานที่ต้องบันทึกข้อมูลใหม่ แต่คลินิกส่วนใหญ่แก้ด้วยเน็ตสำรองจากมือถือได้ในไม่กี่นาที ประเด็นที่ควรถามผู้ให้บริการคือ ระหว่างที่หลุด ข้อมูลที่กรอกค้างอยู่หายหรือไม่ และมีวิธีบันทึกชั่วคราวไหม ส่วนระบบติดตั้งในเครื่องจะทำงานต่อได้ตอนเน็ตหลุด แต่ถ้าเครื่องเสียคือหยุดทั้งคลินิก ซึ่งเกิดยากกว่าแต่แก้ยากกว่ามาก
ข้อมูลคนไข้อยู่บนคลาวด์ ปลอดภัยกว่าหรือน้อยกว่าเก็บในเครื่องที่คลินิก
ขึ้นกับว่าเทียบกับอะไร ในทางปฏิบัติ เครื่องคอมพิวเตอร์ในคลินิกที่ไม่มีการสำรองข้อมูลอัตโนมัติ ไม่มีการเข้ารหัส และมีพนักงานหลายคนใช้รหัสเดียวกัน มีความเสี่ยงสูงกว่าคลาวด์ที่มีการสำรองและเข้ารหัส สิ่งที่ทำให้ปลอดภัยไม่ใช่ตำแหน่งที่เก็บ แต่คือมีใครดูแลมันจริงหรือเปล่า
ค่าใช้จ่ายระยะยาวแบบไหนถูกกว่า
แบบติดตั้งในเครื่องถูกกว่าถ้ามองแค่ค่าลิขสิทธิ์ แต่ต้องบวกค่าเครื่อง ค่าเปลี่ยนเครื่องทุกไม่กี่ปี ค่าคนดูแล และค่าสำรองข้อมูล ซึ่งเป็นก้อนที่มักไม่ถูกนับ ส่วนคลาวด์จ่ายคงที่ทุกเดือนแต่รวมของเหล่านั้นไว้แล้ว สำหรับคลินิกที่ไม่มีฝ่ายไอที คลาวด์มักถูกกว่าเมื่อคิดครบ